Umowa najmu lokalu mieszkalnego – na co zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy

Na co zwrócić uwagę i jak bezpiecznie podpisać umowę najmu lokalu mieszkalnego?

Po zapoznaniu się z ofertami i ostatecznym wyborze lokalu mieszkalnego przychodzi moment podpisania umowy. Ustawa przewiduje obowiązek zawarcia umowy na piśmie w przypadku, gdy zawierana jest na czas dłuższy niż rok. Jeżeli forma nie zostanie zachowana, umowę uważa się za zawartą na czas nieoznaczony. Celem tej umowy jest zabezpieczenie interesów obu stron, tj. najemcy i wynajmującego. W związku z tym opiera się ona na kompromisie. Zazwyczaj to wynajmujący przygotowuje umowę i przekazuje ją do podpisania najemcy. Dlatego warto poprosić o przesłanie takiej umowy chociaż dzień wcześniej, żeby móc się uważnie i w spokoju zapoznać z jej treścią jeszcze przed złożeniem podpisu.

Najważniejsze punkty, na jakie należy zwrócić należy uwagę, zostały omówione poniżej:

1. Strony umowy

W umowie najmu określone muszą zostać strony umowy. Celem uniknięcia późniejszych rozczarowań i problemów warto upewnić się, że wynajmujący jest osobą uprawnioną do zawarcia umowy. W tym zakresie źródłem informacji jest księga wieczysta, w której można sprawdzić, kto jest właścicielem lokalu.

2. Protokół zdawczo-odbiorczy

Ważne jest dla obu stron, by w dniu przekazania lokalu sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy. Będzie on stanowił podstawę rozliczeń po zakończeniu stosunku najmu. W protokole spisuje się stan liczników, liczbę przekazanych kompletów kluczy oraz wyposażenie i stan poszczególnych pomieszczeń. Z tego względu najemca powinien zwrócić szczególną uwagę na wszelkie uszkodzenia, aby nie zostać obciążonym kosztami ich napraw po zakończeniu stosunku najmu. Załącznik do protokołu stanowić może dokumentacja zdjęciowa wykonana w dniu podpisania protokołu.

3. Kaucja

Kaucja nie jest elementem obowiązkowym w przypadku zawierania umowy najmu, ale najczęściej wynajmujący wymaga jej uiszczenia. Stanowi ona zabezpieczenie na pokrycie należności z tytułu najmu lokalu, przysługujących wynajmującemu w dniu opróżnienia lokalu. Zgodnie z ustawą kaucja nie może przekraczać 12-krotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy najmu.

W przypadku najmu okazjonalnego (czyli w przypadku zawarcia umowy najmu lokalu mieszkalnego, którego właściciel jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, na czas oznaczony ale nie dłuższy niż 10 lat) kaucja nie może przewyższać 6-krotnego miesięcznego czynszu za dany lokal obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy najmu.

W obu przypadkach kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu.

4. Czynsz najmu

Dla najemcy ważna jest przede wszystkim wysokość czynszu najmu. W stosunkach najmu oprócz czynszu wynajmujący może pobierać jedynie opłaty niezależne od właściciela. W umowie powinno być zatem wyraźnie wskazane, jakie opłaty poza czynszem obciążać będą najemcę. Pamiętać należy, że opłaty niezależne od właściciela mogą być pobierane przez właściciela tylko w wypadkach, gdy korzystający z lokalu nie ma zawartej umowy bezpośrednio z dostawcą mediów lub dostawcą usług. W związku z tym szczególną uwagę należy zwrócić podpisując umowę również na kwestie opłat niezależnych od właściciela.

Istotny jest też termin i sposób płatności, a także konsekwencje w przypadku opóźnienia w płatności. Jeżeli termin płatności czynszu nie zostanie określony w umowie, to obowiązują terminy płatności wynikające z ustawy. Wówczas czynsz powinien być płacony z góry za cały czas najmu, gdy najem ma trwać nie dłużej niż miesiąc, a gdy najem ma trwać dłużej niż miesiąc albo gdy umowa została zawarta na czas nieoznaczony – miesięcznie, do 10. dnia miesiąca.

5. Oświadczenia najemcy

W przypadku zawierania umowy najmu okazjonalnego najemca obowiązany jest wskazania innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. Ponadto konieczne jest złożenie oświadczeń:

(1) oświadczenia w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddał się egzekucji i zobowiązał do opróżnienia lokalu używanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego lokalu w terminie wskazanym w żądaniu i

(2) oświadczenia właściciela lokalu lub osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w lokalu wskazanym w oświadczeniu w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu.

6. Okresowa kontrola

Ważne jest, że właściciel mieszkania nie ma prawa wchodzić do niego bez wcześniejszego powiadomienia o tym najemcy. Z tego względu w umowach niejednokrotnie znajduje się zapis o prawie do okresowej kontroli lokalu. Najlepiej by odbywała się ona w obecności najemcy. Dodatkowo warto określić częstotliwość takich kontroli.

7. Doręczenia między stronami

Zgodnie z ustawą o ochronie praw lokatorów w okresie trwania najmu strony umowy są obowiązane informować się nawzajem na piśmie o każdej zmianie adresu swojego zamieszkania lub siedziby. W razie zaniedbania tego obowiązku korespondencję wysłaną na ostatni adres listem poleconym, za potwierdzeniem odbioru i nieodebraną, uważa się za doręczoną. Warto jednak zamieścić stosowny zapis w umowie, aby mieć pewność, że obie strony wiedzą o istnieniu takiego obowiązku i konsekwencjach jego niedopełnienia.

8. Naprawy (najemca i wynajmujący)

Strony mogą w umowie uregulować zakres obowiązków najemcy i wynajmującego. Jeżeli jednak pominą tę kwestię, zastosowanie znajdą regulacje ustawowe.

Wówczas do obowiązków najemcy należy naprawa i konserwacja:

– podłóg, posadzek, wykładzin podłogowych oraz ściennych okładzin ceramicznych, szklanych i innych;

– okien i drzwi;

– wbudowanych mebli, łącznie z ich wymianą;

– trzonów kuchennych, kuchni i grzejników wody przepływowej (gazowych, elektrycznych i węglowych), podgrzewaczy wody, wanien, brodzików, mis klozetowych, zlewozmywaków i umywalek wraz z syfonami, baterii i zaworów czerpalnych oraz innych urządzeń sanitarnych, w które lokal jest wyposażony, łącznie z ich wymianą;

– osprzętu i zabezpieczeń instalacji elektrycznej, z wyłączeniem wymiany przewodów oraz osprzętu anteny zbiorczej;

– pieców węglowych i akumulacyjnych, łącznie z wymianą zużytych elementów;

– etażowego centralnego ogrzewania, a w przypadku gdy nie zostało ono zainstalowane na koszt wynajmującego, także jego wymiana;

– przewodów odpływowych urządzeń sanitarnych aż do pionów zbiorczych, w tym niezwłoczne usuwanie ich niedrożności;

– innych elementów wyposażenia lokalu i pomieszczeń przynależnych przez:

• malowanie lub tapetowanie oraz naprawę uszkodzeń tynków ścian i sufitów,
• malowanie drzwi i okien, wbudowanych mebli, urządzeń kuchennych, sanitarnych i grzewczych.

Wynajmujący natomiast jest obowiązany do zapewnienia sprawnego działania istniejących instalacji i urządzeń związanych z budynkiem i stanowiących wyposażenie lokalu i budynku.

Wynajmujący zobowiązany jest w szczególności do:

– utrzymanie w należytym stanie, porządku i czystości pomieszczeń i urządzeń budynku, służących do wspólnego użytku mieszkańców, oraz jego otoczenia;

– dokonywanie napraw budynku, jego pomieszczeń i urządzeń oraz przywrócenie poprzedniego stanu budynku uszkodzonego, niezależnie od przyczyn, z tym że najemcę obciąża obowiązek pokrycia strat powstałych z jego winy;

– dokonywanie napraw lokalu, napraw lub wymiany instalacji i elementów wyposażenia technicznego w zakresie nieobciążającym najemcy, a zwłaszcza:

• napraw i wymiany wewnętrznych instalacji: wodociągowej, gazowej i ciepłej wody – bez armatury i wyposażenia, a także napraw i wymiany wewnętrznej instalacji kanalizacyjnej, centralnego ogrzewania wraz z grzejnikami, instalacji elektrycznej, anteny zbiorczej – z wyjątkiem osprzętu,
• wymiany pieców grzewczych, stolarki okiennej i drzwiowej oraz podłóg, posadzek i wykładzin podłogowych, a także tynków.

9. Zmiana wysokości czynszu

Zmiana wysokości czynszu jest szczególnie istotna z punktu widzenia najemcy. Wynajmujący nie może jednak w sposób dowolny i z nadmierną częstotliwością podwyższać czynszu najmu. Wynika to z przepisów ustawy o ochronie praw lokatorów. Właściciel może podwyższyć czynsz albo inne opłaty za używanie lokalu, wypowiadając jego dotychczasową wysokość, najpóźniej na koniec miesiąca kalendarzowego, z zachowaniem terminów wypowiedzenia. Termin wypowiedzenia strony mogą określić w umowie najmu, przy czym nie może być on krótszy niż 3 miesiące. Należy pamiętać, że takie wypowiedzenie powinno nastąpić na piśmie. Tylko w uzasadnionych przypadkach, określonych w ww. ustawie, może nastąpić podwyżka, w wyniku której wysokość czynszu albo innych opłat za używanie lokalu w skali roku przekroczy albo następuje z poziomu wyższego niż 3% wartości odtworzeniowej lokalu. Pamiętać przy tym warto, że w ciągu 2 miesięcy od dnia wypowiedzenia dotychczasowej wysokości czynszu lokator może odmówić na piśmie przyjęcia podwyżki ze skutkiem rozwiązania umowy najmu, z upływem okresu wypowiedzenia.

Lokator może również w ciągu 2 miesięcy zakwestionować podwyżkę, w wyniku której wysokość czynszu albo innych opłat za używanie lokalu w skali roku przekroczy albo następuje z poziomu wyższego niż 3% wartości odtworzeniowej lokalu, wnosząc do sądu pozew o ustalenie, że podwyżka jest niezasadna albo zasadna lecz w innej wysokości.

Z punktu widzenia najemcy ważne jest, że podwyższenie czynszu albo innych opłat za używanie lokalu nie może być dokonywane częściej niż co 6 miesięcy. Nie ma to jednak zastosowania do opłat niezależnych od właściciela.

W przypadku najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego właściciel może podwyższyć czynsz wyłącznie zgodnie z warunkami określonymi w umowie.

10. Zgłoszenie do urzędu skarbowego

Jest to obowiązek aktualizujący się po stronie wynajmującego po podpisaniu umowy najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego. W terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu właściciel powinien zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela. Najemca ma prawo żądać, by właściciel przedstawił mu potwierdzenie takiego zgłoszenia.

11. Okres wypowiedzenia

Strony nie mogą w umowie swobodnie regulować kwestii wypowiedzenia umowy najmu, ponieważ zgodnie z ustawą o ochronie praw lokatorów właściciel może wypowiedzieć stosunek prawny tylko w wypadkach w ustawie wyraźnie określonych. Wypowiedzenie musi być złożone na piśmie i określać przyczynę wypowiedzenia. Nie później niż na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego, właściciel może wypowiedzieć stosunek prawny, jeżeli lokator:

• pomimo pisemnego upomnienia nadal używa lokalu w sposób sprzeczny z umową lub niezgodnie z jego przeznaczeniem lub zaniedbuje obowiązki, dopuszczając do powstania szkód, lub niszczy urządzenia przeznaczone do wspólnego korzystania przez mieszkańców albo wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko porządkowi domowemu, czyniąc uciążliwym korzystanie z innych lokali, lub
• jest w zwłoce z zapłatą czynszu, innych opłat za używanie lokalu lub opłat niezależnych od właściciela pobieranych przez właściciela tylko w przypadkach, gdy lokator nie ma zawartej umowy bezpośrednio z dostawcą mediów lub dostawcą usług, co najmniej za trzy pełne okresy płatności pomimo uprzedzenia go na piśmie o zamiarze wypowiedzenia stosunku prawnego i wyznaczenia dodatkowego, miesięcznego terminu do zapłaty zaległych i bieżących należności, lub,
• wynajął, podnajął albo oddał do bezpłatnego używania lokal lub jego część bez wymaganej pisemnej zgody właściciela, lub
• używa lokalu, który wymaga opróżnienia w związku z koniecznością rozbiórki lub remontu budynku.

Właściciel lokalu może wypowiedzieć stosunek najmu z zachowaniem:

• 6-miesięcznego terminu wypowiedzenia, z powodu niezamieszkiwania najemcy przez okres dłuższy niż 12 miesięcy;
• miesięcznego terminu wypowiedzenia, na koniec miesiąca kalendarzowego, osobie, której przysługuje tytuł prawny do innego lokalu położonego w tej samej lub pobliskiej miejscowości, a lokator może używać tego lokalu, jeżeli lokal ten spełnia warunki przewidziane dla lokalu zamiennego.

Nie później niż na pół roku naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego, właściciel może wypowiedzieć stosunek prawny, o ile zamierza zamieszkać w należącym do niego lokalu, jeżeli lokatorowi przysługuje tytuł do lokalu, w którym może zamieszkać w warunkach takich, jakby otrzymał lokal zamienny, lub jeżeli właściciel dostarczy mu lokal zamienny. W lokalu zamiennym wysokość czynszu i opłat, z wyjątkiem opłat niezależnych od właściciela, musi uwzględniać stosunek powierzchni i wyposażenia lokalu zamiennego do lokalu zwalnianego.

Natomiast nie później niż na 3 lata naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego, właściciel może wypowiedzieć stosunek prawny lokatorowi, o ile zamierza zamieszkać w należącym do niego lokalu, a nie dostarcza mu lokalu zamiennego i lokatorowi nie przysługuje prawo do lokalu, w którym może zamieszkać w warunkach takich, jakby otrzymał lokal zamienny

Korzystniej kształtuje się sytuacja w przypadku najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego. Otóż w ramach umowy najmu okazjonalnego można swobodnie określić terminy i przesłanki wypowiedzenia umowy przez strony. Niezależnie od treści postanowień zawartych w umowie, właściciel może wypowiedzieć stosunek prawny w przypadkach przewidzianych  ustawie, tj. jeżeli lokator:

• pomimo pisemnego upomnienia nadal używa lokalu w sposób sprzeczny z umową lub niezgodnie z jego przeznaczeniem lub zaniedbuje obowiązki, dopuszczając do powstania szkód, lub niszczy urządzenia przeznaczone do wspólnego korzystania przez mieszkańców albo wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko porządkowi domowemu, czyniąc uciążliwym korzystanie z innych lokali, lub
• jest w zwłoce z zapłatą czynszu, innych opłat za używanie lokalu lub opłat niezależnych od właściciela pobieranych przez właściciela tylko w przypadkach, gdy lokator nie ma zawartej umowy bezpośrednio z dostawcą mediów lub dostawcą usług, co najmniej za trzy pełne okresy płatności pomimo uprzedzenia go na piśmie o zamiarze wypowiedzenia stosunku prawnego i wyznaczenia dodatkowego, miesięcznego terminu do zapłaty zaległych i bieżących należności, lub,
• wynajął, podnajął albo oddał do bezpłatnego używania lokal lub jego część bez wymaganej pisemnej zgody właściciela.

Na uwadze należy mieć, że właściciel lokalu może wypowiedzieć na piśmie umowę najmu okazjonalnego lokalu, z zachowaniem co najmniej 7-dniowego okresu wypowiedzenia, w przypadku gdy najemca w terminie 21 dni od dnia powzięcia wiadomości o utracie możliwości zamieszkania w lokalu w przypadku wykonania egzekucji opróżnienia lokalu nie wskaże innego lokalu, w którym mógłby zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu, oraz nie przedstawi stosownego oświadczenia.

Nadto najemca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym z uwagi na wady najętego lokalu.

Pamiętać należy, że strony umowy mogą rozwiązać umowę na drodze porozumienia, w terminie i na warunkach wskazanych w takim porozumieniu.

12. Postępowanie po ustaniu stosunku najmu

Strony mogą w umowie swobodnie ukształtować zakres praw i obowiązków po zakończeniu umowy najmu. Warto określić, jakie konsekwencje będą obciążały najemcę, jeżeli nie zwróci wynajmującemu lokalu po ustaniu stosunku najmu. Można chociażby wprowadzić zapis o obowiązku zapłaty wynajmującemu wynagrodzenia z tytułu bezpodstawnego korzystania z lokalu w wysokości podwójnej stawki czynszu. Z jednej strony zabezpieczy to interesy wynajmującego, a z drugiej zmobilizuje najemcę do terminowego zwrotu przedmiotu najmu.

Jeżeli w umowie nie znajdą się żadne zapisy regulujące tą kwestię, wówczas zastosowanie znajdą przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów, które stanowią m.in. o tym, że po zakończeniu najmu i opróżnieniu lokalu najemca jest obowiązany odnowić lokal i dokonać w nim obciążających go napraw. Jeżeli natomiast najemca w okresie najmu dokonał wymiany niektórych elementów tego wyposażenia, przysługuje mu zwrot kwoty odpowiadającej różnicy ich wartości między stanem istniejącym w dniu objęcia lokalu oraz w dniu jego opróżnienia.

W przypadku najmu okazjonalnego kwestia ta kształtuje się nieco odmiennie. Najemca i osoby z nim zamieszkujące zobowiązani są do opróżnienia i opuszczenia lokalu. Jeżeli najemca dobrowolnie nie opróżnił lokalu, właściciel doręcza najemcy żądanie opróżnienia lokalu, sporządzone na piśmie opatrzonym urzędowo poświadczonym podpisem właściciela. Najemca i osoby z nim zamieszkujące powinny opuścić lokal w ciągu 7 dni od doręczenia pisma, na co w żądaniu właściciel ma obowiązek wskazać. W przypadku bezskutecznego upływu terminu właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, który stanowi oświadczenie najemcy, w którym poddał się on egzekucji i zobowiązał się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego lokalu w terminie wskazanym w żądaniu.

13. Najem w dobie COVID-19

W ustawie zwanej tarczą antykryzysową uwzględniono rozwiązania korzystne dla najemcy. Otóż w przypadku, gdy czas obowiązywania umowy najmu lokalu zawartej przed wejściem w życie zmienionej ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 upływa po tym dniu, a przed dniem 30 czerwca 2020 r. umowa ta ulega przedłużeniu do dnia 30 czerwca 2020 r., na warunkach dotychczasowych. Przedłużenie umowy następuje na podstawie oświadczenia woli najemcy. Pamiętać należy, że takie oświadczenie trzeba złożyć wynajmującemu najpóźniej w dniu upływu czasu obowiązywania tej umowy.

Powyższe nie ma jednak zastosowania m. in:

– jeżeli w czasie obowiązywania umowy najmu lokalu najemca używał tego lokalu w sposób sprzeczny z tą umową lub niezgodnie z przeznaczeniem tego lokalu lub zaniedbywał obowiązki, dopuszczając do powstania w tym lokalu szkód, lub

– jeżeli w czasie obowiązywania umowy najmu lokalu najemca wynajął, podnajął albo oddał do bezpłatnego używania ten lokal lub jego część bez wymaganej pisemnej zgody wynajmującego, lub

– do najemcy lokalu mieszkalnego, któremu przysługuje tytuł prawny do innego lokalu mieszkalnego położonego w tej samej lub pobliskiej miejscowości, jeżeli lokal ten spełnia warunki przewidziane dla lokalu zamiennego, chyba że najemca nie może z przyczyn od niego niezależnych używać tego lokalu.