Omawiając kwestię zarządu we wspólnocie mieszkaniowej, należy w pierwszej kolejności rozróżnić małą wspólnotę mieszkaniową od dużej. O małej wspólnocie mieszkaniowej mówi się wtedy, gdy liczba lokali wyodrębnionych i lokali niewyodrębnionych, należących nadal do dotychczasowego właściciela, nie jest większa niż 3. Wówczas do zarządu nieruchomością wspólną mają odpowiednie zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego.

Przedmiotem niniejszego artykułu jest zarząd w dużej wspólnocie mieszkaniowej, czyli takiej, w której liczba lokali wyodrębnionych i lokali niewyodrębnionych, jest większa niż 3.


Sposób zarządu nieruchomością wspólną

Właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej. Zmiana ustalonego w tym trybie sposobu zarządu nieruchomością wspólną może nastąpić na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza.

Należy mieć na względzie, że w razie sukcesywnego wyodrębniania lokali przyjęty przez dotychczasowych współwłaścicieli sposób zarządu nieruchomością wspólną odnosi skutek także do każdego kolejnego nabywcy lokalu.

Jeżeli natomiast sposobu zarządu nie określono ani w umowie ani w uchwale zaprotokołowanej przez notariusza, zastosowanie znajdą przepisy ustawy o własności lokali, które zostaną omówione poniżej.

Ustawowy zarząd dużą wspólnotą mieszkaniową

W przypadku dużej wspólnoty mieszkaniowej, właściciele lokali obowiązani są podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu, przy czym członkiem zarządu może być tylko osoba fizyczna. Zarówno zarząd, jak i poszczególni jego członkowie, mogą zostać w każdej chwili na mocy uchwały właścicieli lokali zawieszeni w czynnościach lub odwołani.

Reprezentacja wspólnoty mieszkaniowej

Sprawami wspólnoty kieruje zarząd. Ponadto reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali. Gdy zarząd jest kilkuosobowy, oświadczenia woli za wspólnotę składają przynajmniej 2 jego członkowie.

Uchwała zarządu

Uchwała zarządu może być podjęta, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu albo głosowaniu na piśmie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uchwała może być również wynikiem głosów częściowo oddanych na posiedzeniu, częściowo na piśmie lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, przy czym przy obliczaniu kworum uwzględnia się członków zarządu uczestniczących przez oddanie głosu na piśmie lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Czynności zwykłego zarządu i przekraczające zarząd zwykły

Czynności zwykłego zarządu podejmuje zarząd samodzielnie. Do podjęcia czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest natomiast uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu w formie prawem przewidzianej.

Czynnościami przekraczającymi zakres zwykłego zarządu są w szczególności:

  • ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej;
  • przyjęcie rocznego planu gospodarczego;
  • ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu;
  • zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej;
  • udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej, na ustanowienie odrębnej własności lokalu powstałego w następstwie nadbudowy lub przebudowy i rozporządzenie tym lokalem oraz na zmianę wysokości udziałów w następstwie powstania odrębnej własności lokalu nadbudowanego lub przebudowanego;
  • udzielenie zgody na zmianę wysokości udziałów we współwłasności nieruchomości wspólnej;
  • dokonanie podziału nieruchomości wspólnej;
  • nabycie nieruchomości;
  • wytoczenie powództwa w przedmiocie sprzedaży lokali w drodze licytacji, gdy właściciel lokalu zalega długotrwale z zapłatą należnych od niego opłat lub wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko obowiązującemu porządkowi domowemu albo przez swoje niewłaściwe zachowanie czyni korzystanie z innych lokali lub nieruchomości wspólnej uciążliwym;
  • ustalenie, w wypadkach nieuregulowanych przepisami, części kosztów związanych z eksploatacją urządzeń lub części budynku służących zarówno do użytku poszczególnych właścicieli lokali, jak i do wspólnego użytku właścicieli co najmniej dwóch lokali, które zaliczane będą do kosztów zarządu nieruchomością wspólną;
  • udzielenie zgody na podział nieruchomości gruntowej zabudowanej więcej niż jednym budynkiem mieszkalnym i związane z tym zmiany udziałów w nieruchomości wspólnej oraz ustalenie wysokości udziałów w nowo powstałych, odrębnych nieruchomościach wspólnych;
  • określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Zgody właścicieli lokali wyrażonej w uchwale wymaga połączenie dwóch lokali stanowiących odrębne nieruchomości w jedną nieruchomość lub podział lokalu. W razie odmowy zainteresowany właściciel lokalu może żądać rozstrzygnięcia przez sąd.

Uchwały właścicieli lokali

Właściciele lokali podejmują uchwały na zebraniu lub w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd, przy czym uchwała może być wynikiem głosów oddanych częściowo na zebraniu, częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania. Zapadają one większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów, chyba że w umowie lub w uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos.

Istotnym jest, że jeżeli suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa 1 albo większość udziałów należy do jednego właściciela bądź gdy obydwa te warunki spełnione są łącznie, głosowanie według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos, wprowadza się na każde żądanie właścicieli lokali posiadających łącznie co najmniej 1/5 udziałów w nieruchomości wspólnej.

Jeżeli lokal jest przedmiotem współwłasności w częściach ułamkowych, współwłaściciele celem oddania głosu przypadającego na ich lokal w głosowaniu prowadzonym według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos, obowiązani są ustanowić w formie pisemnej pełnomocnika. Ustanowienia pełnomocnika współwłaściciele lokalu dokonują większością głosów liczoną według wielkości udziałów we współwłasności lokalu.

Ważnym jest, że o treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie, każdy właściciel lokalu powinien zostać powiadomiony na piśmie.

Rozstrzyganie przez sąd

W razie braku zgody wymaganej większości właścicieli lokali zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej w formie aktu notarialnego, może żądać rozstrzygnięcia przez sąd, który orzeknie mając na względzie cel zamierzonej czynności oraz interesy wszystkich właścicieli.

Zaskarżenie uchwały do sądu

Właściciel lokalu może zaskarżyć uchwałę do sądu z powodu jej niezgodności z przepisami prawa lub z umową właścicieli lokali albo jeśli narusza ona zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną lub w inny sposób narusza jego interesy. Powództwo to może być wytoczone przeciwko wspólnocie mieszkaniowej w terminie 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu ogółu właścicieli lokali albo od dnia powiadomienia wytaczającego powództwo o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów. Istotnym jest, że zaskarżona uchwała podlega wykonaniu, chyba że sąd wstrzyma jej wykonanie do czasu zakończenia sprawy.

Zarządca przymusowy

Są dwa przypadki ustanowienia zarządcy przymusowego przewidziane w ustawie o własności lokali. Pierwszy z nich zachodzi w sytuacji, gdy zarząd nie został powołany lub pomimo powołania nie wypełnia swoich obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki. Wówczas każdy właściciel lokalu może żądać ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd, który określi zakres jego uprawnień oraz należne mu wynagrodzenie. Sąd odwoła zarządcę, gdy ustaną przyczyny jego powołania. Drugi przypadek ustanowienia zarządcy przymusowego zachodzi w sytuacji, gdy w terminie dwóch lat od dnia wyodrębnienia własności pierwszego lokalu w nieruchomości właściciele lokali nie dokonają wyboru zarządu ani nie powierzą zarządu nieruchomością wspólną w umowie zawartej w formie aktu notarialnego. Ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd może żądać wówczas również dotychczasowy zarządca nieruchomości, który sprawował zarząd nieruchomością w dniu, w którym wyodrębniono własność pierwszego lokalu, i kontynuował zarząd tą nieruchomością przez okres co najmniej dwóch lat.

Współzarządzanie i wynagrodzenie

Każdy właściciel lokalu ma prawo i obowiązek współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną.

Właściciel lokalu pełniący obowiązki członka zarządu może żądać od wspólnoty wynagrodzenia odpowiadającego uzasadnionemu nakładowi pracy.

Obowiązki zarządu i zarządcy

Zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej w formie aktu notarialnego, jest obowiązany prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej, określoną przez wspólnotę mieszkaniową, ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Przy tym okresem rozliczeniowym wspólnoty mieszkaniowej jest rok kalendarzowy.

Wyżej określony zarząd lub zarządca jest obowiązany sporządzić protokół przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej w imieniu wspólnoty mieszkaniowej, przechowywać ją oraz prowadzić i aktualizować spis właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej. Nadto jest obowiązany do podjęcia czynności zmierzających do opracowania lub aktualizacji dokumentacji technicznej budynku i rozliczenia kosztów związanych z opracowaniem lub aktualizacją tej dokumentacji.

Jeżeli uchwała właścicieli lokali nie stanowi inaczej, koszty opracowania lub aktualizacji dokumentacji technicznej budynku obciążają:

  • do czasu wyodrębnienia własności ostatniego lokalu – dotychczasowego właściciela nieruchomości;
  • po wyodrębnieniu własności ostatniego lokalu – wszystkich właścicieli lokali w częściach odpowiadających ich udziałom w nieruchomości wspólnej.

Wyżej określony zarząd lub zarządca może żądać od właścicieli lokali okazania dokumentów potwierdzających prawo własności lokali.

Właściciele lokali podejmują uchwałę w przedmiocie udzielenia absolutorium zarządowi lub zarządcy z prowadzonej przez niego działalności.

Jednocześnie prawo kontroli działalności zarządu służy każdemu właścicielowi lokalu.

Zebrania ogółu właścicieli

Zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokalu albo w umowie zawartej w formie aktu notarialnego, jest obowiązany:

  • dokonywać rozliczeń przez rachunek bankowy;
  • składać właścicielom lokali roczne sprawozdanie ze swojej działalności;
  • zwoływać zebranie ogółu właścicieli lokali co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku.

W wypadku gdy zarząd lub zarządca nie zwoła zebrania ogółu właścicieli lokali co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku, zebranie coroczne może zwołać każdy z właścicieli.

Przedmiotem zebrania powinny być w szczególności:

  • uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu;
  • ocena pracy zarządu lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w umowie o ustanowienie odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej w formie aktu notarialnego;
  • sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium.

Zebrania ogółu właścicieli lokali:

  • mogą być także, w razie potrzeby, zwoływane przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w umowie o ustanowienie odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej w formie aktu notarialnego,
  • zwoływane są na wniosek właścicieli lokali dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w umowie o ustanowienie odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej w formie aktu notarialnego.

Obowiązkiem zarządu lub zarządcy jest zawiadomienie każdego właściciela lokalu na piśmie o zebraniu ogółu właścicieli lokalu co najmniej na tydzień przed terminem zebrania. W zawiadomieniu tym powinien być wskazany dzień, godzina, miejsce i porządek obrad. Jeżeli zamierzona jest zmiana we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali, powinna zostać wskazana wówczas treść tej zmiany.